チームスピリットが実践しているオンラインでもスムーズに立ち上がれる取り組みとは?

こんにちは!株式会社チームスピリットの採用担当です。                                     チームスピリットでは2020年1月末以降、社員の働き方としては在宅勤務体制が基本となっていますが、そのような中でもたくさんの新入社員を受け入れてきました。そこで、在宅勤務環境下で初めて新入社員の受け入れを経験したチームに話を聞いてみました。

今回は、CSBasicSupportチーム(※)の礒野さんと荻野さんに取材し、チームで知恵を集結し、実際に行ったオンボーディングの取り組みを教えてもらいました。

※CSBasicSupport カスタマーサクセスとして、お客様からのお問い合わせに対し適切かつスピーディーに回答することや、サポート全体の最適化を推進することを通じて、顧客満足度の向上を目指す。

Q:チームでどんなことに取り組まれたのでしょうか?

礒野:目的に応じて、複数の会議体を設けること、立ち上がり状況を可視化すること、主にこの2つを工夫しました。まずは、チームの会議体についてご紹介します!

①チーム朝会

CSBasicSupportチームで毎日行っている朝会。困りごとやその日1日どのように仕事するかの共有、相互アドバイス、溜まっているお問い合わせ内容の確認とその役割分担などを行います。

②ナビゲーターミーティング

チームスピリットでは、「ナビゲーター」としてOJTで新入社員のオンボーディングをサポートする仕組みを取り入れています。新入社員とナビゲーターは、このミーティングを週1回ペースで実施しています。

③日替わり1on1(新しい取り組み!!)

朝会とは別に、新入社員がメンバーに何でも聞いてよい1on1です。1日15分日替わりで実施しています。

Q:なぜ新しく既存社員との「日替わり1on1」を始めたのですか?

礒野:元々行っていたチーム朝会に加えて、なぜ新入社員と各チームメンバーとの日替わり1on1を始めたのかについてお伝えしたいと思います。
入社当初からオンラインで業務を開始する場合、まずは「どんな状態になれば新入社員がスムーズに立ち上がれるか?」を考えました。
CSBasicSupportのメイン業務は問い合わせ対応ですが、お問い合わせの難易度も様々なので、チーム内で相談し合って回答を導くこともしばしば。新入社員だけでなく、メンバー同士がお互いに「気軽に聞けるか?」はとても重要です。そこで新入社員の方であっても、「相談したい時に気軽に声をかけられる状況つくること」を目指しました。
新しく入社したメンバーに、「slackでわからないことがあったら声かけて大丈夫ですよ」と伝えていたとしても、オンラインの場合は、どのタイミングで一歩踏み出していいか図りづらいでしょうし、リアルよりも相当なハードルがあると思います。私が入社した時の経験でも、本当にメンバーの皆さんが優しくて、何でも教えてくれたんです(笑)
でもオンラインだけだとせっかくの良い雰囲気も伝わりづらいよな、という気持ちがありました。

また、オンライン会議は音声だけで実施する場合もあったのですが、音声だけだと表情は見えずに言葉を信じるしかないので、相手がずっと抱えているものがあるのか、もうちょっとできそうなのかなど、絶妙なさじ加減がわからないですし、現状どのくらい立ち上がっているのかもわかりづらいですよね。

そこで、オンラインであってもチームやメンバーの空気感や温度感を相互に感じられるように、顔出しでマメに会話する機会を増やそうということで始まったのが、1日15分日替わりでメンバーに何でも聞いてよい「日替わり1on1」です。

この取り組みの目的は「既存社員とマメに会話することに慣れてもらうこと」なので、新入社員は好きな質問をしてOKで、お客様からの問い合わせでわからないことを聞いてもよし、日々のたわいもない話でもよしというように気軽に話せる場にしました。

Q:全員が日替わりで1on1を担当してみて、よかったことは?

礒野:1人の社員に偏るのではなく、メンバー全員が日替わりで担当することで、社員の強みをフルに吸収してもらうことが出来たのではないかと思っています!
チームメンバーには、各々得意分野があります。新メンバーには、例えばSalesforceなら○○さん、過去事例なら○○さん、コンテンツ探しなら○○さん、などというようにメンバーの得意分野に応じてキャッチアップしてもらいたかったんです。どうしてもナビゲーター(礒野)1人だけでは知識に偏りが出てしまうので、そこを全員で補完し合うことができたのが本当に良かったと思っています。

Q:その他、オンラインをメインになったことで、どんな気づきがありましたか?

礒野:新しく始めたこととして、新入社員の立ち上がり状況を可視化するようにしたのですが、それによって全員でのサポートがしやすくなりました。

予め困っていることのイメージが沸くので時間短縮になりましたし、次につまづきそうなことを先回りして伝えることもでき、誰であっても的確なアドバイスをしやすくなりました。
またリアルだとつい空気を読んでしまって、例えば「あの人忙しそうだな・・・後にしておこう」等々、もあるじゃないですか(笑)結局、偏った人にしか聞けないこともあると思うのですが、オンラインだと相手の状況がわからないからこそ、気軽に声を掛けやすいというメリットもあったのかなと思っています。

Q:11月に入社してみての感想を教えてください。

荻野:入社早々にチームメンバー全員と話せる機会があったことで、確認して、進めていいんだということがわかって、1人で抱え込まなくていいと安心して業務を進めることができています!またオンラインでまんべんなく色々な方に質問ができる機会があったことで、既存のチームメンバーの得意分野を知ることができたと思います。
その後、自分で判断して、相談しやすくなっているので、効率良く対応で来ているでのはないかなと思います。

TeamSpiritの精神で、チーム一丸となって新しい方を歓迎モードで立ち上がり支援をしている皆さん、本当に素敵です!!ありがとうございました。